Eine Verschwiegenheitserklärung verpflichtet beide Parteien zum Stillschweigen bezüglich vertraulicher Informationen. Sie stellt somit eine sinnvolle Ergänzung zu datenschutzrechtlichen Maßnahmen dar. Gerade im Kontext des Gesundheitswesens ist der Datenschutz, also der vertrauliche Umgang mit sensiblen Patientendaten, von immenser Wichtigkeit. Wir klären Sie hier detailliert darüber auf, warum der Datenschutz unabdinglich ist, welche Aspekte Teil einer Verschwiegenheitserklärung sind und welche Konsequenzen die Missachtung des Stillschweigens mit sich bringt. Darüber hinaus informieren wir Sie über die gesetzlichen Anforderungen, die eine Verschwiegenheitserklärung erfüllen muss und wie Sie sicherstellen können, dass die Gesundheitsdaten Ihrer Kunden gewissenhaft und effizient geschützt sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Verschwiegenheitserklärung ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen zwei Parteien, um sensible Informationen zu bewahren.
- Die DSGVO schreibt eine Verschwiegenheitserklärung nicht ausdrücklich vor, verlangt jedoch gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. b und Art. 32 Abs. 4 DSGVO, dass Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten zur Vertraulichkeit verpflichtet werden. Eine Verschwiegenheitserklärung ist daher das geeignete Mittel, diese Verpflichtung nachweisbar umzusetzen.
- Die BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) beinhaltet Regelungen für Deutschland, die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) für EU-Bürger.
- Unternehmen, vor allem aber Unternehmen des Gesundheitswesens, sind zu der Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Informationen verpflichtet.
Definition und rechtlicher Hintergrund von Verschwiegenheitserklärungen
Laut Definition besteht eine Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen zwei Parteien, die darauf abzielt, dass sensible Informationen nicht offenkundig gemacht oder an Dritte weitergegeben werden. Durch die Verschwiegenheitserklärung werden beide Parteien zur Geheimhaltung verpflichtet. Im Gesundheitswesen bezweckt die Vereinbarung den Schutz privater gesundheitlicher Informationen. Die Begriffe Verschwiegenheitserklärung und Geheimhaltungsvereinbarung werden häufig synonym verwendet. Bekannt ist auch die englische Bezeichnung NDA (Non-Disclosure-Agreement).
Inhaltliche Gestaltung ohne rechtliche Grundlage
Um ein besseres Verständnis für die Begrifflichkeit der Verschwiegenheitserklärung zu erzeugen, ist es hilfreich eine Definition der Verschwiegenheitserklärung heranzuziehen, Abgrenzungen vorzunehmen und den rechtlichen Hintergrund zu erläutern.
Die inhaltliche Gestaltung der Verschwiegenheitserklärung beruht auf der Vertragsfreiheit und ist demzufolge nicht an gesetzliche Vorgaben gebunden. Unternehmen können daher selbst entscheiden, wie sie diese umsetzen und welche Bestandteile sie enthalten. Sowohl die inhaltliche Gliederung als auch die Regelung einer Strafe bei Vertragsbruch sind individuell festzulegen.
Verschwiegenheitserklärung – Einhaltung der DSGVO
Durch die Datenschutz-Grundverordnung werden Mitarbeitende des Gesundheitswesens oder Personen Zugang zu personenbezogenen Daten haben oder diese verarbeiten, zur Wahrung der Vertraulichkeit der sensiblen Daten verpflichtet. Die Beachtung des Datenschutzes ist demnach obligatorisch. Eine Verschwiegenheitserklärung wird durch die DSGVO nicht explizit verlangt, dient jedoch zur Absicherung der Einhaltung und kann bei Verstößen sanktioniert werden.
Unterschied zwischen Schweigepflicht und Verschwiegenheitserklärung
Im Gegensatz zur Schweigepflicht ist die Verschwiegenheitserklärung eine freiwillige Vereinbarung zwischen den Parteien. Sowohl die Verschwiegenheitserklärung als auch die Schweigepflicht bezwecken die Vertraulichkeit von Informationen. Die Schweigepflicht ist für Personen, die an der Behandlung von Patienten beteiligt sind, eine gesetzlich verankerte Pflicht und wird in Deutschland primär durch § 203 des Strafgesetzbuches (StGB) geregelt. Ebenso verhält es sich bei sensiblen Unternehmensdaten oder personenbezogenen Daten von Kunden oder Arbeitnehmern.
Gesetzliche Grundlagen: DSGVO, BDSG
Auch wenn die Verschwiegenheitserklärung keine rechtlichen Vorgaben in Bezug auf ihre Gestaltung aufweist, gibt es gesetzliche Grundlagen, die beim Aufsetzen einer Verschwiegenheitserklärung berücksichtigt werden müssen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt unmittelbar für alle EU-Mitgliedstaaten, während das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nationale Ergänzungen und Konkretisierungen – etwa zu Beschäftigtendaten oder Aufsichtsbehörden – enthält.
Wann ist eine Verschwiegenheitserklärung erforderlich?
Im Allgemeinen wird eine Verschwiegenheitserklärung benötigt, wenn vertrauliche Informationen an Dritte weitergegeben werden. Sie ist vor allem im Kontext von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen sowie personenbezogenen Daten relevant.
Warum sind Verschwiegenheitserklärungen für Unternehmen unverzichtbar?
Verschwiegenheitserklärungen sind maßgeblich für den Schutz vertraulicher Informationen innerhalb eines Unternehmens. Sie sichern unter anderem Betriebsgeheimnisse, Kundendaten oder innovative Entwicklungen ab. Durch verbindliche Regelungen stellen sie sicher, dass sensible Informationen weder unbefugt weitergegeben noch zweckentfremdet werden. Auf diese Weise schützen Verschwiegenheitserklärungen Unternehmen vor wirtschaftlichen Schäden sowie vor dem Verlust von Vertrauen und Reputation.
Warum sind Verschwiegenheitserklärungen für Apotheken unverzichtbar?
Für Apotheken und andere Heilberufe besteht zudem eine gesetzliche Schweigepflicht gemäß § 203 StGB. Verstöße hiergegen sind strafbewehrt. Die Verschwiegenheitserklärung dient somit auch der Absicherung dieser berufsrechtlichen Verpflichtung.
Wer muss eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen?
Zu den Unterzeichnenden gehören immer zwei Parteien, der Informationsgeber und der Informationsnehmer. Mitarbeitende jeglicher Art müssen eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen, davon sind auch Praktikanten und Aushilfen nicht ausgenommen. Die Anzahl der Beschäftigten ist dabei irrelevant. Ebenso muss bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, wie z.B. dem IT-Support, dem Reinigungspersonal oder dem Botenpersonal eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet werden. Es muss strikt darauf geachtet werden, welche Personen einen Zugang haben, denn so kann der Schutz der sensiblen Daten gewährleistet werden.
Was sollte eine Verschwiegenheitserklärung enthalten?
Zwar muss eine Verschwiegenheitserklärung keinem gesetzlichen Muster entsprechen, jedoch gibt es bestimmte Bestandteile, die im Kontext des Gesundheitswesens und im Umgang mit personenbezogenen Daten obligatorisch sind.
Die folgende beispielhafte Aufzählung der Inhalte dient als Orientierungshilfe. So können Sie in etwa nachvollziehen, welche Bestandteile notwendig sind.
- Vertragsparteien (Bestimmung der Informationsgeber und ‑nehmer)
- Vertragsgegenstand (welcher Prozess ist von der Vertraulichkeit betroffen)
- Definition der vertraulichen Informationen (welche Informationen unterliegen der Vertraulichkeit)
- Pflichten des Informationsnehmers (Berechtigung und Unzulässigkeit des Nutzungsumfangs)
- Vertragsstrafe (Welche Konsequenzen entstehen bei Vertragsbruch)
- Laufzeit (Zeitraum der Vertraulichkeit)
- Rückgabe- und Löschungspflichten (Verfahren nach Ablauf der Vertraulichkeitsfrist)
- Schlussbestimmungen (Möglichkeit von Vertragsänderungen)
- Anzuwendendes Recht und Gerichtsstand
Die Dauer der Vertraulichkeitsvereinbarung und die Festlegung der zu erwartenden Sanktionen bei Vertragsbruch hängen von der individuellen Vereinbarung ab. Die Ausgestaltung der Verschwiegenheitserklärung sollte sich an den konkreten Datenschutzprozessen und ‑anforderungen der Apotheke orientieren.
Verschwiegenheitserklärung – Muster und Hilfe
Damit sensible Daten rechtlich einwandfrei geschützt sind, ist es ratsam, individuelle Gegebenheiten zu berücksichtigen und diese in die Verschwiegenheitserklärung aufzunehmen.
Obwohl die Bestandteile der Verschwiegenheitserklärung für den Verfasser einsehbar und nachvollziehbar sind, liegt die Schwierigkeit in der eigenständigen, präzisen und korrekten Verfassung der Erklärung. Selbst wenn alle notwendigen Bestandteile einer Verschwiegenheitserklärung vorhanden sind, besteht ein hohes Risiko, dass durch unpräzise Formulierungen ein rechtlicher Interpretationsspielraum entsteht. Somit ist der vollumfängliche rechtliche Schutz personenbezogener Daten gefährdet. Daher ist es ratsam, für das Aufsetzen einer Verschwiegenheitserklärung professionelle und kompetente Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Mithilfe einer maßgeschneiderten Verschwiegenheitserklärung kann sichergestellt werden, dass die sensiblen Informationen angemessen geschützt werden. Maßgeblich hierfür sind präzise und rechtssichere Formulierungen. Dadurch können rechtliche Grauzonen vermieden werden. TRIESCHconsult bietet Ihnen rechtssichere Muster und eine persönliche Beratung.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen eine Verschwiegenheitserklärung?
Die rechtlichen Konsequenzen sind abhängig von der in der Verschwiegenheitserklärung festgelegten Vertragsstrafe bei Vertragsbruch. Sofern keine Strafe festgelegt wurde, kann im Nachhinein keine erfolgen.
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