In vielen Unternehmen und Organisationen wird heutzutage verstärkt auf digitale Zusammenarbeit gesetzt. Ob via Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder andere Plattformen – Besprechungen finden zunehmend virtuell statt. Dabei wird oft der Wunsch laut, diese Meetings nicht nur aufzuzeichnen, sondern auch automatisch zu transkribieren. Moderne Transkriptionssoftware wie „Plaud note“, Otter.ai oder die integrierten Tools von Teams und Zoom machen genau das möglich.
In diesem Beitrag erfahren Sie,
- welchen Mehrwert diese Software bietet,
- wie sie in der Praxis eingesetzt wird
- und welche datenschutzrechtlichen Anforderungen dabei zwingend beachtet werden müssen.
Was leisten Transkriptions- und Aufzeichnungsfunktionen?
Transkriptionssoftware wandelt gesprochene Inhalte automatisch in lesbaren Text um. Dabei kann sie entweder in Konferenzsysteme integriert sein (z. B. in Microsoft Teams oder Zoom) oder als eigenständiges Tool wie „Plaud note“ arbeiten.
Mehrwert und Nutzen:
- Zeitersparnis: Kein manuelles Mitschreiben mehr – die Software erledigt das in Echtzeit.
- Präzision: Keine inhaltlichen Lücken mehr, wie sie bei handschriftlichen Notizen schnell passieren.
- Suchfunktion: Transkripte sind durchsuchbar, was das Nacharbeiten und Nachschlagen erleichtert.
- Barrierefreiheit: Unterstützt Mitarbeitende mit Hörbehinderungen oder Sprachbarrieren.
- Dokumentation: Bietet eine verlässliche Grundlage für spätere Protokolle und Reports.
Praktische Einsatzbeispiele
- Projektmeetings: Aufgabenverteilungen, Beschlüsse und Ideen werden automatisch protokolliert.
- Kundengespräche: Gesprächsinhalte können dokumentiert und intern ausgewertet werden.
- Interviews: Journalistische oder wissenschaftliche Interviews werden verschriftlicht, ohne jedes Wort manuell zu tippen.
- Schulungen / Webinare: Inhalte können im Nachgang noch einmal nachvollzogen werden.
Datenschutzrechtliche Anforderungen und Herausforderungen
Der Einsatz solcher Technologien berührt immer auch das Datenschutzrecht. Denn: Bei der Aufzeichnung und Transkription werden personenbezogene Daten verarbeitet (Art. 4 Nr. 1 und 2 DSGVO). Daraus ergeben sich zentrale Pflichten:
a) Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Gemäß Art. 6 DSGVO ist für die Aufzeichnung und Transkription eine Rechtsgrundlage erforderlich. In der Praxis sind das meistens:
- Einwilligung der Teilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- oder ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das sorgfältig abgewogen werden muss.
Gerade bei Meetings, die nicht zwingend aufgezeichnet werden müssen (z. B. interne Besprechungen, Kundengespräche), ist eine Einwilligung der sicherste Weg.
b) Informationspflichten
Art. 13 DSGVO verpflichtet dazu, die Betroffenen transparent über folgende Punkte zu informieren:
- Zweck der Aufzeichnung und Transkription
- wer die Daten verarbeitet (Verantwortlicher)
- wie lange Audio- und Transkriptdaten gespeichert werden
- dass die Einwilligung jederzeit widerruflich ist
- Rechte der Betroffenen (Auskunft, Löschung etc.)
Dies sollte am besten vorab in Form eines Merkzettels oder einer kurzen schriftlichen Information erfolgen.
c) Einwilligung dokumentieren
Die DSGVO verlangt eine nachweisbare Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Praktisch kann das so aussehen:
- Schriftliche Einwilligungserklärung (Unterschrift oder Bestätigung)
- Eindeutige E‑Mail-Antwort („Ja, ich stimme der Aufzeichnung zu“)
- Oder – bei systemintegrierter Zustimmung – ein Klick auf einen „Einwilligen“-Button.
d) Speicherbegrenzung und Löschkonzept
Die Audioaufzeichnung sollte sofort gelöscht werden, sobald das Transkript fertiggestellt ist. Nur das Transkript selbst wird als Protokoll weiterhin gespeichert – unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. HGB, Arbeitsrecht).
Teams, Zoom und andere Systeme – Besonderheiten
Viele Plattformen bieten heute integrierte Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktionen:
- Microsoft Teams: Live-Transkription möglich, Aufnahme muss durch Organisator aktiviert werden.
- Zoom: Bietet automatische Transkription (optional, kostenpflichtig in bestimmten Tarifen).
- Google Meet: Unterstützt seit Kurzem ebenfalls automatische Untertitelung und Transkription.
Wichtig:
- Diese Systeme zeigen i. d. R. einen deutlichen Hinweis an, wenn ein Meeting aufgezeichnet wird („Dieses Meeting wird aufgenommen“).
- Ein Klick auf „Zustimmen“ in der App ist jedoch nicht immer eine ausreichend dokumentierte Einwilligung im DSGVO-Sinn – hier ist es oft sinnvoll, zusätzlich eine kurze schriftliche Einwilligung (z. B. per E‑Mail) einzuholen.
Praxistipps für rechtssichere Umsetzung
Vorab-Information: Bereiten Sie einen leicht verständlichen Merkzettel mit den wichtigsten Informationen (Zweck, Dauer, Widerruf) vor.
Einwilligung einholen: Am besten vor dem Termin per E‑Mail – klar, eindeutig und nachweisbar.
Dokumentation: Speichern Sie Einwilligungen und Löschkonzepte sorgfältig ab.
Zugriffsrechte regeln: Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf Aufzeichnungen und Transkripte haben.
Löschfristen einhalten: Audioaufzeichnung nur bis zur Fertigstellung des Transkripts speichern – danach löschen.
Fazit: Effizienzsteigerung ja, aber nur mit Einwilligung!
Moderne Transkriptionssoftware bietet enorme Vorteile für eine effiziente Zusammenarbeit – von präzisen Protokollen bis hin zu besserer Zugänglichkeit für alle Beteiligten. Gleichzeitig dürfen Datenschutz und Persönlichkeitsrechte nicht aus dem Blick geraten:
- Keine Aufzeichnung oder Transkription ohne vorherige, dokumentierte Einwilligung!
- Transparenz und freiwillige Zustimmung sind der Schlüssel für rechtssichere Nutzung.
Mit diesen Grundsätzen können Sie die Vorteile von Transkriptionssoftware wie „Plaud note“ oder den Teams- und Zoom-Funktionen optimal und datenschutzkonform nutzen!
Noch Fragen oder Unterstützung gewünscht?
Ich helfe Ihnen gerne bei der Erstellung von Einwilligungserklärungen, Löschkonzepten oder beim Schulungskonzept für Ihr Team.
