Sie schützen die Daten Ihrer Kunden, aber wie gut kennen Sie Ihre eigenen Datenschutzprozesse? Haben Sie sich schon gefragt, ob Ihr Unternehmen wirklich DSGVO-konform ist? Oder wissen Sie vielleicht gar nicht, wo Sie bei der Überprüfung Ihrer Datenschutzmaßnahmen anfangen sollen?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was ein Datenschutzaudit ist, ob es verpflichtend ist, was eine Datenschutz-Selbstinspektion ist und warum eine Selbstinspektion die bessere Wahl ist, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
Lesen Sie weiter, um zu verstehen, wie Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen mit einer Selbstinspektion effektiv und nachhaltig verbessern können!
Das Wichtigste in Kürze:
- Datenschutzaudit: Dient dazu, den Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen im Rahmen eines systematischen und stichprobenartigen Verfahrens mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze abzugleichen.
- Laut DSGVO gibt es keine vorgeschriebene Verpflichtung zur Durchführung eines Datenschutzaudits oder einer Selbstinspektion, jedoch sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie den Datenschutz systematisch prüfen und gesetzliche Anforderungen einhalten.
- Eine Selbstinspektion ist eine kostengünstige, zeitsparende Alternative, bei der sich Unternehmen selbst mit ihren Datenschutzmaßnahmen auseinandersetzen.
Was ist ein Datenschutzaudit?
Ein Datenschutzaudit ist ein systematisches und stichprobenartiges Verfahren, um den Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze abzugleichen.
Ziel des Audits ist es, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und ‑vorgaben zu prüfen, Schwachstellen zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten werden.
Datenschutzaudit und DSGVO
Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein Datenschutzaudit nicht vorgeschrieben bzw. nicht verpflichtend. Laut Artikel 42 der DSGVO können sich Unternehmen oder Organisationen freiwillig zertifizieren lassen, um zu zeigen, dass sie die Anforderungen der DSGVO einhalten.
Dabei wird geprüft, ob die Verarbeitung der Daten den Prinzipien der DSGVO entspricht (z. B. Transparenz, Datenminimierung, Zweckbindung). Dabei sind nicht nur die technischen und organisatorischen Maßnahmen entscheidend, sondern auch die Rechte der betroffenen Personen (z. B. Auskunfts- oder Löschungsrechte).
Wer darf ein Datenschutzaudit durchführen
Weil das Datenschutzaudit gemäß der DSGVO nicht vorgeschrieben ist, sind keine Anforderungen festgelegt, wer für die Durchführung des Datenschutzaudits verantwortlich ist. Es wird jedoch empfohlen, dass das Datenschutzaudit von einem externen Sachverständigen durchgeführt wird. Dieser Auditor sollte ein zertifizierter Datenschutzbeauftragter sein, ein Datenschutzexperte oder ein Datenschutzberatungsunternehmen.
Durch den Auditor werden unter anderem die folgenden Aspekte überprüft:
- Die vorhandene Datenschutzorganisation.
- Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).
- Die Einhaltung von Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO.
- Die Dokumentation (Verarbeitungsverzeichnisse und Löschkonzepte).
- Schulungsnachweise und interne Richtlinien.
Interner Datenschutzbeauftragter und extern bestellter Datenschutzbeauftragte
Obwohl ein Datenschutzaudit nicht von der DSGVO vorgeschrieben wird und es keine Vorgaben dazu gibt, wer ein Datenschutzaudit durchführen darf, gibt es eine klare Unterscheidung zwischen internen und externen Auditoren.
Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt die internen Abläufe, genießt aber als Teil des Unternehmens einen besonderen Kündigungsschutz (§ 6 Abs. 4 BDSG). Das bedeutet:
- Eine ordentliche Kündigung ist ausgeschlossen, solange das Amt besteht und bis zu ein Jahr danach.
- Es besteht nur die Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung aus einem wichtigen Grund.
Außerdem muss sichergestellt werden, dass der interne Datenschutzbeauftragte bestimmte Voraussetzungen erfüllt:
- Fachliche Eignung
- Ausreichendes Datenschutz-Fachwissen
- Fähigkeit zur selbstständigen und unabhängigen Aufgabenerfüllung
- Keine Interessenkonflikte (z. B. keine Doppelfunktion als Geschäftsleitung oder IT-Leitung)
Bei der Durchführung eines Datenschutzaudits durch einen externen bestellten Datenschutzbeauftragten besteht unter Umständen die Möglichkeit, dass die unternehmensspezifischen Abläufe Ihrer Branche nicht vollständig bekannt sind, obwohl die notwendige Expertise zum Thema Datenschutz vorhanden ist.
Stehen Sie vor der Entscheidung, ob Sie ein Datenschutzaudit oder eine Datenschutz-Selbstinspektion durchführen lassen sollen und ob dies durch einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten erfolgen soll?
Hier ist meine Einschätzung:
In diesem Fall gibt es zwei Lösungen:
Erstens, sofern Sie keinen externen Datenschutzbeauftragten bestellen und Sie unternehmensintern Ihre Datenschutzmaßnahmen prüfen möchten, rate ich Ihnen zu der Durchführung einer Datenschutz-Selbstinspektion. Dies ermöglicht es Ihnen oder Ihrem Mitarbeiter, sich direkt mit dem Datenschutz Ihres Unternehmens auseinanderzusetzen. Das Ausfüllen ist unkompliziert, nimmt nur wenig Zeit in Anspruch und ist für Ihre Mitarbeiter verständlich gestaltet.
Zweitens, falls Sie dennoch einen externen Datenschutzbeauftragten für das Audit beauftragen möchten, empfehle ich, einen Datenschutzexperten hinzuzuziehen, der mit den branchenspezifischen Abläufen vertraut ist und so eine präzise Prüfung gewährleisten kann.
Bei TRIESCHconsult erhalten Sie Unterstützung, sei es durch die Durchführung eines Vor-Ort-Datenschutzaudits, unter Gewährleistung der Kenntnis Ihrer branchenspezifischen Unternehmensabläufe oder durch die kostenfreie Bereitstellung meiner Expertise nach eigenständiger Durchführung Ihrer Datenschutz-Selbstinspektion.
Wie wird ein Datenschutzaudit erfasst?
Ein Datenschutzaudit wird erfasst, indem alle relevanten Datenschutzprozesse im Unternehmen systematisch überprüft werden. Dabei werden folgende Schritte durchgeführt:
Datenverarbeitungsprozesse identifizieren: Alle Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, werden dokumentiert.
Prüfung der Compliance: Es wird überprüft, ob diese Prozesse den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
Risiken und Schwachstellen aufdecken: Potenzielle Datenschutzverletzungen oder Schwachstellen werden ermittelt.
Dokumentation und Reporting: Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten und in einem Audit-Bericht zusammengefasst.
Bei der Erfassung eines Datenschutzaudits wird für die Prüfung zum einen auf die Sammlung von Nachweisen zurückgegriffen (z. B. interne Dokumentationen, Schulungsnachweise, Prozesse zur Datenverarbeitung) und zum anderen werden Interviews durchgeführt.
Als langjähriger Datenschutzexperte sehe ich die Durchführung eines Datenschutzaudits als nicht zwingend erforderlich an. Die DSGVO schreibt es nicht ausdrücklich vor und in vielen Fällen stellt es eine kostenintensive Maßnahme dar, die keinen signifikanten Mehrwert für das interne Verständnis des Datenschutzes im Unternehmen bietet. Wenn Sie jedoch Wert auf eine Zertifizierung legen und zeigen möchten, dass Datenschutz in Ihrem Unternehmen einen hohen Stellenwert hat, biete ich Ihnen eine kostengünstige und effektive Alternative: Mein bewährtes Selbstinspektions-Verfahren. Dieses ermöglicht es Ihnen, sich auf einfache und schnelle Weise mit den Datenschutzpraktiken in Ihrem Unternehmen auseinanderzusetzen – verständlich und ohne unnötige Kosten. Zögern Sie nicht und melden Sie sich.
Was ist eine Datenschutz-Selbstinspektion?
Eine Datenschutz-Selbstinspektion ist eine Selbstprüfung des Unternehmens, bei der die Verantwortlichen die Datenschutzmaßnahmen und ‑prozesse innerhalb ihrer Organisation systematisch und eigenständig überprüfen. Sie dient dazu, den Datenschutzstatus des Unternehmens zu ermitteln und sicherzustellen, dass alle relevanten Datenschutzvorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) eingehalten werden.
Wie sieht eine Datenschutz-Selbstinspektion aus?
Eine Datenschutz-Selbstinspektion besteht aus einem strukturierten Multiple-Choice Fragebogen, der Unternehmen dabei hilft, ihre Datenschutzprozesse eigenständig zu überprüfen. Sie ist so gestaltet, dass sie auch ohne juristischen Hintergrund verständlich und einfach auszufüllen ist. Ziel ist es, dass das Unternehmen seine Datenschutzpraktiken selbst bewertet und Schwachstellen erkennt.
Für welche Unternehmen ist ein Datenschutzaudit oder die Datenschutz-Selbstinspektion relevant?
Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet und somit zur Erfüllung der Vorgaben der DSGVO verpflichtet ist, sollte von der Durchführung einer Datenschutz-Selbstinspektion oder einem Datenschutzaudit Gebrauch machen.
Besonders relevant ist die Durchführung eines Audits für:
- Unternehmen, die große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten.
- Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten (z. B. Gesundheitswesen, Finanzwesen).
- Unternehmen, die mit internationalen Datentransfers oder externen Dienstleistern arbeiten.
Expertentipp: Von Michael Triesch, Datenschutzexperte Ihres Vertrauens!
Datenschutzaudit oder Selbstinspektion? – Wie Unternehmen Datenschutz effizient und praxisnah prüfen können
Als Datenschutzexperte setzte ich selbst, seit Jahren erfolgreich, auf ein alternatives Vorgehen: die Datenschutz-Selbstinspektion.
Ihr Unternehmen erhält einen strukturierten, digitalen Fragebogen über mydatenschutz.online, der die zentralen Punkte des Datenschutzes abfragt. So haben Verantwortliche die Möglichkeit, den Bogen der Datenschutz-Selbstinspektion in weniger als einer Stunde vollständig auszufüllen.
Ein Bonus: neben der Kosteneinsparung können Sie sicherstellen, dass der Verantwortliche einen direkten Bezug zu den unternehmensinternen Abläufen hat.
Warum ich die Selbstinspektion bevorzuge:
- Kostenfrei: Die Durchführung verursacht keine zusätzlichen Kosten, weder für das Unternehmen noch für die Geschäftsführung.
- Zeitsparend: Das Ausfüllen dauert in der Regel weniger als 60 Minuten.
- Praxisnah und verständlich: Der Fragebogen ist so gestaltet, dass auch Personen ohne juristisches Hintergrundwissen gut damit arbeiten können.
- Reflexion statt Kontrolle: Die Verantwortlichen setzen sich aktiv mit ihrem eigenen Datenschutz auseinander und erkennen dabei oft selbst Verbesserungspotenziale.
Auf Wunsch kann der ausgefüllte Fragebogen an TRIESCHconsult übermittelt werden. Ich prüfe diesen dann, kommentiere kritisch, weise auf Schwachstellen hin und mache ggf. konkrete Verbesserungsvorschläge – ebenfalls ohne Zusatzhonorar.
Warum die Selbstinspektion die bessere Wahl ist
Das Audit wird häufig als externe Kontrolle empfunden, die Selbstinspektion hingegen ermöglicht eine selbstbestimmte Auseinandersetzung mit dem Thema Datenschutz.
Vor allem kleine bis mittlere Unternehmen wie Apotheken, Arztpraxen oder Pflegeeinrichtungen profitieren von dieser Methode: Sie ist anders als das Datenschutzaudit schlank, praxisorientiert und ohne finanzielle Mehrbelastung einsetzbar und fördert intern das Verständnis für datenschutzrechtliche Zusammenhänge.
Sofern Sie sich für eine Selbstinspektion entscheiden, stehe ich Ihnen gerne im Anschluss mit meiner Expertise kostenfrei zur Verfügung und gebe Ihnen eine fachliche Rückmeldung. So können Sie sichergehen, dass Sie alle Aspekte berücksichtigt haben. Zögern Sie nicht und melden Sie sich.
Ich gebe Ihnen diesen Tipp, weil Datenschutz wichtig ist und ich Rechtskonformität und Praxisnähe in Einklang bringen möchte, ohne dass für Sie ein Mehraufwand entsteht.
Datenschutz nachhaltig umsetzen – einfach und verständlich
Die Datenschutz-Selbstinspektion ist kein vollumfänglicher Ersatz für ein ausführliches Datenschutzkonzept, aber ein hervorragendes und empfehlenswertes Instrument zur regelmäßigen Standortbestimmung. Dadurch erhalten Unternehmen die Möglichkeit, selbstkritisch und gleichzeitig ressourcenschonend ihre Datenschutzmaßnahmen zu überprüfen.
Fazit
Ob ein Datenschutzaudit oder eine Selbstinspektion die beste Wahl für Ihr Unternehmen ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Während das Audit eine gründliche und systematische Überprüfung bietet, ermöglicht die Selbstinspektion eine kostengünstige, zeitsparende und praxisorientierte Möglichkeit, den Datenschutz im Unternehmen zu überprüfen. Beide Methoden tragen zur Erfüllung der DSGVO-Vorgaben bei und helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Letztlich hängt die Wahl von der Größe Ihres Unternehmens, den verfügbaren Ressourcen und dem gewünschten Detailgrad ab. Wer pragmatisch und effizient arbeiten möchte, findet in der Selbstinspektion eine ideale Lösung.
